Já se viu perdido num mar de ideias? Sente que poderia estruturar melhor os pensamentos antes de apresentar para seus funcionários ou colegas de trabalho? Acredite, você não é o único que se perde nos detalhes e se desvia do foco principal ao explicar.
No entanto, você parou para pensar quanto de credibilidade você perde ao não ter uma visão sistêmica da sua ideia? Mesmo a sua solução sendo muito boa, se você não tem claro todos os aspectos é provável que as pessoas não confiem. Ou pior ainda, você tem clareza da solução, mas não consegue estruturar e apresentar de forma objetiva.
O momento mais importante da sua carreira é quando você tem aqueles 5 minutinhos de fama apresentando uma proposta para o cliente perfeito que vai alavancar seu negócio para o próximo nível, ou quando você encontra o “big boss” no elevador e precisa formular uma frase matadora (também conhecia como Elevator Pitch) para impressioná-lo, ou até memorizar cada vírgula, cada sentença, cada palavra e cada ideia daquela prova de concurso que você estava estudando.
Ou nunca aconteceu com você de estudar para uma prova e dar um branco? Ou até mesmo estudar para a prova, saber tudo e meia hora depois que entregou o teste, esqueceu de tudo? Não vai querer que isso aconteça de novo com você, vai?
De nada adianta a vida te dar inúmeras oportunidades se você não consegue aproveitá-las, se suas ideias não estão formatadas de maneira estruturada no papel, pelo mesmo motivo não estarão claras na sua cabeça. Nossa memória é seletiva, então se você não usa a ferramenta apropriada para organizar suas ideias fatalmente irá esquecer.
Você pode achar que o problema são os outros que estão de má vontade, mas segundo os especialistas em comunicação assertiva, o maior responsável é o emissor da mensagem. Então ou você segue perdido num mar de ideias soltas ou aprende uma técnica eficiente para organizar as informações.
Espero que tenha escolhido a segunda opção! Agora vamos aos passos principais para você aprender como fazer mapas mentais e discutir seus pensamentos com sua equipe de trabalho.
A técnica de mapa mental, que serve basicamente para a organização do pensamento, foi criada pelo matemático e pscicólogo inglês Tony Buzan na década de 70. O conceito principal é que você deve iniciar a construção do seu mapa mental com uma ideia central e a partir dela ir associando outras questão relevantes. É interessante utilizar elementos como cores e imagens para representar os temas. Veja também mais detalhes nesse vídeo de Produtividade Acelerada por Mapas Mentais.
Vamos ao passo a passo para você construir seu primeiro mapa mental agora mesmo.
1- Defina a ferramenta
Escolha um software específico para mapas mentais. Tem de todo tipo, para instalar no computador, para acessar no smartphone ou tablet, tem até alguns que dão para acessar online. Alguns desses softwares são pagos e outros gratuitos.
Outra possibilidade é fazer à mão. Tenho um amigo que mora na Colômbia que faz seus mapas mentais de conferências e reuniões no papel, ele usa um bloco A3 de papel sulfite e canetas coloridas. Essa foi a forma que aprendi, fazendo no papel e hoje uso mais os softwares pela praticidade.
2- Escreva o tópico central
Seja no software ou no papel escreva a palavra-chave mais importante que representa a sua ideia no centro. Caso você esteja fazendo o mapa mental de um livro, é título do mesmo. Se você está fazendo o planejamento estratégico coloque o nome da empresa. Ou se você está criando a apresentação um novo produto/serviço é nome dele que vai no centro.
Esse dever ser o item de maior destaque do mapa mental.
3- Ramifique!
Crie os subtópicos principais, depois os subtópicos deles, então você criando vários níveis encadeados.
Podemos fazer uma analogia com uma árvore. Tem o tronco que é o tópico central, os ramos maiores são os subtópicos que estão ligados diretamente ao centro, então vem os galhos menores que são os subtópicos segundários até chegar nas folhas que são os temas bem específicos que ficam nas pontas do mapa mental.
4- Revise e corrija
Por último faça uma revisão geral para verificar se os tópicos estão nos níveis certos e para completar o que faltou. Por exemplo: você está organizando um evento e criou o mapa mental de todas áreas que compõe a produção, então de início você colocou como tópicos principais: logística, financeiro, marketing, vendas e materiais impressos.
Depois na revisão geral se deu conta que na verdade materiais impressos está dentro de marketing.
Isso é muito comum de acontecer, no início não temos a ideia muito clara e a medida que o mapa mental vai crescendo a linha de raciocínio se estabelece.
No início comentei da importância de o empreendedor ter a ideia clara antes de apresentar para sua equipe, mas lembre que primeiro de tudo é ter clareza para si mesmo. Então mesmo que você não vá apresentar nada para ninguém é fundamental que você tenha a visão sistêmica do seu projeto para manter o foco no prioritário e não invistir seu tempo em atividades que retornam baixo valor para o negócio.
Veja algumas situações onde é muito interessante usar a técnica de mapas mentais:
- Organizar o tempo a as atividades: escrever suas áreas de atuação como tópicos primários e as atividades-chave relacionadas a cada área. Assim você terá a visão do todo e atuará com mais foco.
- Planejamento de um negócio: elaborar um plano de negócios organizando os aspectos essenciais do empreendimento.
- Campanha de marketing: definir a persona (avatar) com as características do cliente potencial, também colocar as estratégias para atingir esse público, qual o investimento e retorno esperado, etc.
- Organograma da empresa: determinar os cargos e funções do negócio de forma hierárquica. Essa é uma maneira criativa de apresentar a estrutura dos cargos.
- Reunião de brainstorming: anotar as ideias sugeridas através do mapa mental, assim todos conseguem ver melhor do que uma lista tradicional e então tomarem a decisão.
- Coaching e consultoria: há anos faço os resumos dos encontros e apresentação dos projetos aos meus clientes com mapas mentais. Aumenta o foco e nível de motivação quando as metas estão escritas nesse formato, o resultado tem sido muito melhor. Você pode ver nesse vídeo o relato de um dos meus clientes sobre essa técnica.
- Anotações de um livro: você leu um livro que foi impactante e não quer perder aquele conhecimento. Faça um esquema visual para levar com você no dia a dia. Da mesma forma dá para fazer com anotações de uma aula que você assistiu ou um de curso que esteja participando.
- Criar uma aula: se você é professor use ao máximo essa técnica de mapas mentais que vai otimizar muito seu tempo de preparação das aulas. Da mesma forma se você cria cursos.
- Viagem: seja uma viagem de férias ou de negócios estruture com mapa mental para visualizar melhor todos os aspectos relevantes.
Vamos ao passo a passo para você construir seu primeiro mapa mental agora mesmo. Lembrando que muitas vezes sua aprendizagem é acelerada em até 3x quando se utiliza a técnica de forma apropriada.
Recomendo que você assista o vídeo que gravei sobre mapas mentais onde mostro a história de 3 pessoas muito interessantes que encontram desafios iguais aos seus no dia-dia. Lá você aprenderá como ter uma produtividade acelerada usando mapas mentais.
Organize suas informações de forma criativa e ganhe tempo!
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