Já foi a época que software era visto como custo dentro da estrutura de uma empresa. Hoje gestores que se escondem atrás de uma pilha de papéis ou que possuem diversos post-its colados no seu monitor estão ficando para trás. A tecnologia veio para ajudar a um custo infinitamente mais baixo que ficar trabalhando que nem um louco até altas horas tentando se achar dentro do universo de atividades que surgem no seu dia-dia.
Todos sabemos que o email é uma ferramenta brilhante, tanto que, independente da rede social ou qualquer outro app que esteja na moda, o email tem sobrevivido a todos esses desafios. Só que hoje existem formas mais inteligentes de se comunicar com a sua equipe e nenhuma ferramenta de email, por mais fácil que seja de usar, tem resolvido esse desafio.
Quem nunca dividiu maravilhosamente bem suas pastas no Outlook, ou até no próprio Gmail, definiu: emails importantes, emails para ler depois e emails “para ler quando der na telha”? Muitas pessoas já tentaram se organizar dessa forma e o que aconteceu? A caixa de importantes ficou mais cheia que a caixa de “para ler depois”.
Também tem aquele gestor que possui uma equipe que não sabe muito bem o que cada um está fazendo e acaba marcando uma reunião atrás da outra, sugando a produtividade da sua equipe, só para ter um “status” do trabalho de cada um e, eventualmente, mudar as prioridades de uma hora para outra. Medir desempenho dos seus colaboradores? Nem pensar.
Relacionado: 3 pilares das Reuniões Altamente Produtivas
Nessa altura do campeonato muitas pessoas começam a explorar só 10% das metodologias de gestão de projetos que existem no mercado. Por exemplo, ouviu dizer que fazer reuniões de status dos projetos em pé que duram 15 minutos por dia é altamente produtivo. Sim, é, porém existe toda uma metodologia brilhante por trás e o gestor usa só 10% dela. Adivinha? Não funciona!
Enfim, por que tudo isso acontece e o que pode ser feito?
Todo gestor precisa de um braço direito, mas você deve estar pensando: “Mas Evandro, vou contratar mais uma pessoa só para fazer gestão disso tudo para mim?” Bom, como falei no início do post, a tecnologia veio aí para nos ajudar. O Runrun.it é um software brilhante e é carinhosamente conhecido como “o braço direito do gestor” pois nele você é capaz de resolver os mais complexos problemas de forma bastante simples.
Para quem não sabe, tenho a honra de anunciar que recentemente fechamos uma parceria com o Runrun.it, que é um software de gestão de tarefas, tempo e desempenho, que ajuda gestores de empresas de todos os tipos e tamanhos a aumentar a produtividade de suas equipes. Usado por 100 mil empresas em 107 países, ele melhora o fluxo de trabalho, deixa as prioridades claras e preserva o capital intelectual dos projetos.
Mas essa parceria não veio à toa, afinal, antes de mais nada, somos clientes deles. Usamos o software e recomendamos eles a inúmeros de nossos amigos, clientes e parceiros. Chegou um determinado momento onde eu e meu sócio estávamos conversando e pensamos: “Se estamos indicando eles para todo mundo, por que não formalizamos uma parceria e realmente impactamos a forma como as pessoas podem gerenciar suas equipes e seus negócios?”. Foi aí que surgiu o primeiro passo dessa parceria: um minicurso de Foco para Colaboradores que criamos dentro do portal de cursos do Runrun.it.
Relacionado: Minicurso gratuito: Foco para Colaboradores
O minicurso Foco para Colaboradores é composto de 9 vídeo-aulas com as melhores técnicas de Foco e Gestão do Tempo para empresas. Nesse curso você vai aprender a ter foco e ficar blindado contra as distrações, mesmo quando elas insistem em perturbar sua atenção no dia-dia. Ficou ótimo e recentemente foi alvo de muitos elogios pela mídia e pelos parceiros.
Bom, mas como que um software pode me ajudar? Simples. Você sabe exatamente:
- Em que cada um de sua equipe está trabalhando;
- Quais são as prioridades de cada um;
- Quanto tempo cada um está levando na sua atividade;
- Qual o desempenho individual de cada um da equipe;
- Qual o desempenho da equipe inteira;
- Quantas atividades cada um da equipe tem para fazer.
Além de ser perfeito para empresas que possuem projetos estruturados no mesmo cenário de projetos nem tão estruturados assim. Como assim? Bom, se você possui uma empresa que possui projetos com cronograma definido para os próximos dois anos, talvez o Runrun.it não seja a ferramenta mais adequada para você. Mas se você possui, no mesmo ambiente, projetos estruturados e projetos “nem tão estruturados assim”, esse é o software ideal para você.
Posso dizer que, pela minha experiência, geralmente as Pequenas e Médias empresas que trabalham por projeto (Agências, Fábricas de Software e escritórios de Arquitetura) possuem uma realidade dessas. Alguns clientes que são empresas maiores possuem uma certa formalização na hora de desenhar o projeto e outros clientes de menor porte podem mudar uma série de detalhes do projeto num bate-papo pelo telefone.
Mesmo que você use uma planilha do Excel compartilhada no Dropbox, isso vai se tornar um perfeito caos. E se mandar um email? Pior ainda. Qual a prioridade dessa atividade? É urgente? Tem que ser feito agora? Mas se a sua equipe naquele momento está trabalhando nos ajustes finais do projeto do seu cliente mais importante? Ah, vai marcar uma reunião para entender como que está o status desse projeto e sugar a produtividade da sua equipe mais uma vez?
É muito mais simples usar uma ferramenta que seja inteligente o suficiente para te dar todas essas informações num Dashboard bem simples e visual. Como muitos sabem, eu viajo toda semana dando minhas palestras e cursos e alguns dos colaboradores da minha empresa trabalham remoto, outros no nosso escritório, enfim, como gerenciar todo mundo?
Relacionado: Turbine Sua Produtividade No Trabalho Em Apenas 7 Dias
Simples, eu abro a lista de tarefas de cada um e sei o que cada um da equipe está trabalhando e quais são as prioridades de cada um. Se existe algo mais emergencial, eu “arrasto” uma atividade para o topo da lista de prioridades e defino os detalhes no ticket daquela tarefa, bem simples.
Em poucas horas consigo definir tarefas para a semana inteira de todos os presentes na minha equipe e vou monitorando de onde quer que eu esteja. Tem coisa melhor? E tem mais, como o software funciona na web e é mobile friendly (fácil de mexer usando celular ou tablet) muitas vezes estou no aeroporto e consigo ter um panorama geral só usando meu smartphone.
E para finalizar, recomendo que você faça um teste gratuito para uma equipe de até 5 colaboradores e depois me diga o que você achou, OK? E caso você tenha interesse em utilizar o Runrun.it, preparamos uma surpresa para você:
Use o cupom de desconto de 5% no primeiro mês (validade: 31/12/2015) também fruto da nossa parceria:
Cupom: PARCEIRO_GTA
