Sabemos que a administração do tempo pode ser muito difícil, ainda mais nos dias de hoje. O que é urgente EM sua vida e que é importante PARA sua vida muitas vezes são coisas muito diferentes.
Isto é ainda mais verdadeiro com a sua saúde, onde as questões importantes quase nunca parecem urgentes, embora seja a sua vida que está na balança.
- Não, ir à academia hoje não é urgente, mas é importante para a sua saúde a longo prazo.
- Não, você não vai morrer de estresse hoje, mas se você não cuidar disso, você pode.
- Não, comer alimentos saudáveis, não processados, não é necessário para que você fique vivo agora, mas é vai reduzir o risco de câncer e doenças.
Mas será que existe alguma coisa que podemos fazer? Se todos nós temos 24 horas em um dia, como é que vamos realmente usá-las de forma mais eficaz?
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E o mais importante, como podemos fazer nossa administração do tempo para viver de maneira mais saudável e feliz, fazer as coisas que sabemos que são importantes, e ainda lidar com as responsabilidades que são urgentes?
Para ajudar você, vamos te dar três dicas de gestão do tempo que realmente funcionam na vida real e vão ajudá-lo a melhorar sua saúde e aumentar sua produtividade.
1. Elimine a multitarefa a todo custo
Na nossa era de distração constante, é muito fácil de dividir a atenção entre o que deveríamos estar fazendo e o bombardeio de informações que recebemos o tempo todo. Normalmente nós dividimos nossa atenção entre mensagens, e-mails, to-do lists, ao mesmo tempo que tentamos conseguir realizar algo. É raro estarmos totalmente engajados e focados apenas na tarefa em mãos.
Isso é a famosa multitarefa, ou multitask.
Aqui estão alguns exemplos de multitarefa:
Você começa a escrever um relatório, mas parar aleatoriamente para verificar o seu telefone sem motivo ou para abrir o Facebook ou o WhatsApp;
- Você experimenta uma nova rotina de exercícios. Dois dias mais tarde, você lê sobre um “novo” programa de fitness e tenta realiza-lo. Você faz pouco progresso em ambos os programas e já começa a procurar algo melhor;
- Sua mente vagueia para sua caixa de entrada de e-mail enquanto você está no telefone com alguém.
Independentemente de onde e como você cai na armadilha da multitarefa, o resultado é sempre o mesmo: você nunca está totalmente empenhado na tarefa em mãos, você raramente se compromete com uma tarefa por longos períodos de tempo, e leva o dobro do tempo para realizar a metade da atividade.
Multitask é a razão pela qual você é capaz de fazer mais em seu último dia antes das férias (quando você realmente tem que se concentrar) do que você faz nas 2 semanas anteriores (quando você está constantemente distraído).
Assim como a maioria das pessoas, eu também lido com esse problema o tempo todo. E a melhor maneira que encontrei para superá-lo é eliminar as distrações. Enquanto fazia o curso 8 Princípios do Gerenciamento de Tempo 2.0 do Evandro, na parte que ele fala sobre Os Sugadores de Produtividade, percebi que perdia de 2 a 3 horas por dia com Facebook, Instagram, Snapchat e portais de notícias. Podia não ter nada de novo para ver, mas eu automaticamente ia lá e clicava nos apps.
E o que eu fiz? Simplesmente apaguei o app do Facebook no meu celular, escondi os do Instagram e Snapchat na segunda página de uma pasta, e bloqueei os portais de notícias no meu navegador. Resultado: tenho realizado 30% mais atividades e ainda acabo as tarefas antes.
Esta completa eliminação de distrações é a única maneira que conheço para trabalhar focado, concentrado, e evitar atividades fragmentadas onde você está apenas fazendo metade do trabalho.
Quanto mais você poderia atingir se fizesse o trabalho que precisava fazer, do jeito que precisava fazer, e eliminasse a multi-tarefa que preenche a maioria dos nossos dias?
2. Faça o mais importante primeiro
Desordem e caos tendem a aumentar à medida que seu dia passa, por isso a importância de ter uma boa administração do tempo. Ao mesmo tempo, as decisões e escolhas que você faz ao longo do dia tendem a drenar sua força de vontade. É menos provável que você tome uma boa decisão no final do dia que no início.
Percebi que essa mesma tendência é verdade na academia também. À medida que o treino progride, tenho cada vez menos força de vontade para terminar as séries, fazer todas as repetições e realizar exercícios difíceis.
Por todas essas razões, eu faço o meu melhor para ter certeza de que, se há algo importante que eu preciso fazer, as boas práticas de administração do tempo recomendam que faça isso em primeiro lugar.
Se tenho um artigo importante para escrever, eu começo a escrevê-lo logo após o meu ritual de sucesso matinal. Se houver um exercício difícil que preciso fazer, então eu faço isso no início de cada treino.
Se você fizer a coisa mais importante em primeiro lugar, então você nunca vai ter um dia em que você não conseguiu algo importante feito. Ao seguir esta simples estratégia, normalmente você vai acabar tendo um dia produtivo, mesmo que não realize tudo que foi planejado.
3. Reduza o tamanho das atividades, mas mantenha o cronograma
Semana passada li um artigo que fala sobre a importância de traçar uma programação, e não um prazo. Podem haver ocasiões em que os deadlines façam sentido, mas estou convencido de que, quando se trata de fazer um trabalho importante a longo prazo, seguir um cronograma é muito mais eficaz.
Quando se trata de rotina, porém, seguir um cronograma é mais fácil falar do que fazer. Pergunte a qualquer um que planeja ir à academia toda segunda, quarta e sexta-feira, e eles podem te dizer o quão difícil é realmente manter a sua programação todos os dias, sem falhar.
Para neutralizar as distrações não planejadas, que quase sempre ocorrem, e superar a tendência a ser puxado para fora da pista, há uma estratégia bem interessante. O objetivo é colocar a sua programação em primeiro lugar, e não o tamanho das atividades, que é o oposto de como nós geralmente nos aproximamos dos nossos objetivos.
Por exemplo, digamos que você acordou hoje com a intenção de correr três quilômetros no final da tarde. Durante o dia, sua agenda ficou louca e seu tempo livre começou a ficar distante de você. Agora você só tem 20 minutos para o treino.
Neste ponto, você tem duas opções.
O primeiro é dizer: “Eu não tenho tempo suficiente para o treino de hoje”, e passar o pouco tempo que lhe resta trabalhando em outra coisa. Isto é o que eu costumava fazer no passado.
A segunda opção é reduzir o tamanho da atividade, mas manter o planejamento. Em vez de correr três quilômetros, você corre um; ou faze cinco sprints, ou 300 polichinelos. Mas você mantém o planejamento e começa um treino, não importa o quê aconteça. Tenho encontrado muito mais sucesso a longo prazo utilizando esta abordagem que a primeira.
Em uma base diária, o impacto de fazer cinco sprints não é significativo, especialmente quando você tinha planejado correr três quilômetros. Mas o impacto cumulativo de sempre fazer o planejado é enorme. Não importam as circunstâncias e não importa o quão pequeno é o treino, você sabe que vai concluir as tarefas de hoje. É assim que pequenos objetivos tornam-se hábitos de vida.
Termine alguma coisa hoje, mesmo se o tamanho ou a intensidade da atividade é menor do que o previsto.
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