“Se você quer ser um líder, tenha uma agenda na mão”. Uma vez escutei essa frase e nunca mais esqueci. Ter uma agenda na mão significa ter o controle das suas atividades mais importantes.
Falamos muito sobre Jogo Interno e Jogo Externo aqui no Gerenciar O Tempo Agora. Já é sabido que para avançar para o Jogo Externo você precisa desenvolver seu Jogo Interno, certo? Especificamente nesse post trataremos de técnicas que fazem parte do Jogo Externo.
Antes de organizar suas tarefas defina qual o modelo de agenda você utilizará. O modelo de agenda é o dispositivo que você vai usar para anotar suas atividades/tarefas. Acredito que o melhor modelo é aquele que você se sente mais confortável, que pode ser: agenda de papel, bloco organizador, agenda diária, agenda semanal, no smartphone, no tablet, online ou um software como o Runrun.it. Escolha um deles e experimente por uma semana! Se você não se adaptar, experimente outro modelo.
Como organizar as atividades
Como Organizar suas Tarefas
A função desse dispositivo é te dar direção. Quando pensar “o que tenho para fazer agora?”, você pega sua agenda e estará lá. Interessante né? Mas para que isso funcione em excelência, primeiro de tudo é você usar só um dispositivo (princípio da centralização). A segunda etapa é ter autodisciplina para manter a agenda sempre atualizada, ou seja quando surgir uma tarefa ou compromisso agendar no ato.
Se você anotou uma parte das tarefas na agenda, outra parte no sistema online, e as vezes anota em lugar nenhum, então quando você precisar saber qual o próximo passo ficará em dúvida e a agenda perdeu o propósito.
Para facilitar o entendimento sobre como você vai organizar suas tarefas e atividades, vamos trabalhar num planejamento mensal, mas o ideal é que você tenha também tenha um planejamento anual. Então acompanhe o passo a passo que vem a seguir:
1. Defina quais são as Metas e Objetivos que quer atingir naquele mês.
Afinal se você não sabe para onde quer ir, qualquer lugar serve. Um exemplo de objetivo pode ser aumentar as vendas da sua empresa em 20%. E a sua meta é fazer um evento no final do mês para alavancar as vendas.
2. Determine quais são as atividades que executará semanalmente.
No mesmo exemplo acima, você pode:
- Definir que na primeira semana entrará em contato com possíveis parceiros comerciais para dividir os custos e explorar outros públicos, escolher o local, definir o tema do evento com a sua agência e planilhar os custos do evento.
- Na segunda, contratar os fornecedores de comida, água, etc, vai começar a divulgação do evento, convidará pessoalmente algumas celebridades locais e vai reforçar o estoque com novos produtos.
- Na terceira semana é onde você vai intensificar a divulgação junto a sua assessoria de imprensa, tal como: ir na rádio, numa coluna social, num evento da área, numa reunião de associativistas, etc.
- Na quarta semana é onde você executará o evento e cuidará de todos os detalhes.
- Dica: mais importante do que saber o que fazer, é saber o que não fazer.
3. Distribua as atividades que serão feitas em cada dia.
Agora você já sabe o que deve estar realizado no final de cada semana, então você já sabe o que é prioridade na sua agenda semana a semana. Muito importante:
- Lembre-se que ao organizar suas tarefas, você deve deixar espaço para escovar os dentes, almoçar, deslocar-se de um lugar para o outro, ler um livro, estudar e tudo mais.
- Comece seu dia o mais cedo possível e de preferência com uma atividade física para ter muita disposição e energia para executar todo aquele planejamento!
- Procure fazer as coisas mais importantes logo pela manhã e o quanto antes. Dessa forma você fica com o dia livre para fazer as atividades que são prioridade para o seu negócio (ou seja, aquilo que você definiu como meta e objetivo do mês).
- Deixe alguns períodos livres para as tarefas “urgentes” ou atividades como ler email, retornar ligações, etc.
4. Foco total na execução das atividades mais importantes.
- Desligue o celular (ou deixe ele no total silencioso e longe da sua visão).
- Feche sua caixa de e-mail e redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc).
- Descanse 10 minutos a cada 1 hora, senão seu foco vai embora.
- Beba muita água, no mínimo 3 litros por dia.
Evite colocar uma semana super atarefada, as pessoas acabam caindo no erro de colocar blocos praticamente “grudados” entre uma atividade e outra:
9:00 às 9:30h – Finalizar proposta comercial
9:30h às 10:30h – Ligar para clientes e parceiros
10:30h às 11:00h – Responder emails
11:00h às 12:00h – Reunião com equipe
12:00 às 12:30h – Atualizar planilha financeira
12:30h às 13:00h – Almoçar
13:00h às 14:00h – Reunião com cliente
E por aí vai… Dessa forma, fatidicamente você acabará trabalhando mais horas do que tinha planejado e, no caso acima, bem provável você perderá seu almoço. Enfim, seguindo exatamente o passo a passo demonstrado acima suas tarefas prioritárias estarão altamente organizadas e você conseguirá ter mais tempo para fazer suas atividades pessoais.
Todo esse planejamento serve para que você tenha mais foco e consiga aumentar sua capacidade de execução, então não seja um fanático por organização! O planejamento tem que ocupar menos de 10% do seu tempo. Planeje o suficiente para ter uma execução em alto nível.
Um último detalhe, lembre-se você não precisa fazer tudo, veja quais atividades que estão na sua agenda que podem ser delegadas à sua equipe. Organizando suas tarefas dessa forma, você está pronto para encontrar os Segredos da Alta Performance.
Mãos à obra!
