Você conhece a técnica Pomodoro para gerenciamento de tempo? Esse método foi criado há quase 25 anos com a proposta de ser eficiente utilizando baixa tecnologia. Ela vem ajudando milhares de pessoas a conquistarem a produtividade no dia-a-dia e a partir de hoje poderá ajudar você também.
O método consiste em dividir o tempo em curtos blocos de dedicação total ao trabalho (sem interrupções!) intercalados com pausas para descanso. O melhor da técnica é que ela surgiu de um conflito real: a dificuldade do seu criador, o italiano Francisco Cirillo, em se concentrar nos estudos.
Durante seus primeiros anos na universidade, Cirillo sentia-se muito confuso e improdutivo. Todos os dias ele assistia às aulas, estudava e voltava para a casa. Mas, ao final do dia sentia que não tinha feito nada de útil. Parecia que só tinha jogado tempo fora.
Para identificar o que estava acontecendo, ele resolveu observar criticamente a si mesmo e a seus colegas. Percebeu que o motivo para a confusão e improdutividade que sentia era o alto número de interrupções ao longo do dia, além do baixo nível de motivação e concentração. Então Cirillo propôs a si mesmo um desafio: conseguir estudar, de verdade, por 10 minutos.
Para medir o seu desempenho ele usou um timer de cozinha, aqueles em formato de tomate, de onde surgiu o nome da técnica (tomate em italiano é pomodoro). Na primeira tentativa, ele não conseguiu o resultado que queria. Aos poucos, foi melhorando o seu desempenho. Mas o grande triunfo foi perceber que ele poderia aprimorar os seus estudos e também o seu trabalho com esse desafio.
Após alguns anos praticando e aperfeiçoando a técnica, ela foi consolidada da seguinte forma:
Mas como funciona a técnica pomodoro na prática?
A proposta da técnica é ser eficiente utilizando baixa tecnologia. Você precisa apenas de um cronômetro – que não precisa ser, necessariamente, o pomodoro original –, papel e caneta.
O primeiro passo é anotar as tarefas que você tem para fazer e, ao lado de cada uma delas, deixar um espaço em branco para assinalar sua evolução.
Só então você começa a trabalhar. A técnica se baseia no princípio de que temos um tempo de alta concentração, mas depois precisamos de um descanso para retomar o mesmo nível de eficiência no trabalho. Assim, você trabalhará em ciclos de 25 minutos de concentração total na atividade mais 5 minutos de descanso. Cada ciclo é considerado um pomodoro e é assim que você vai contar o seu tempo a partir de agora. Dessa forma, você vai:
1) Trabalhar em uma tarefa durante 25 minutos sem parar. Isso é zero interrupções! Desligue o celular, feche as abas do navegador, foco em uma única atividade;.
2) Descansar de 3 a 5 minutos ao final de cada tarefa.
3) Após completar 4 ciclos, fazer uma pausa maior de 15 a 30 minutos.
4) Anotar o progresso e as novas atividades que surgirem.
Os intervalos menores servem para você relaxar. Assim, você pode se levantar, tomar água fazer um alongamento. Já nos intervalos maiores você pode fazer coisas que tomem um pouco mais de tempo, mas que também não te exigirão grandes esforços mentais.
Cada vez que você encerrar um ciclo (ou pomodoro) sem interromper o trabalho, você assinala um “xis” ao lado da tarefa. Se você terminar a tarefa antes de o timer soar, use o tempo restante para revisar o trabalho.
Caso você se lembre de alguma outra tarefa que precisa realizar, não interrompa o ciclo: anote-a em uma outra folha. Se considerar que são tarefas urgentes, anote-as abaixo da lista de tarefas. Você poderá analisá-las nos intervalos maiores.
Qual o objetivo da técnica pomodoro?
A técnica tem vários benefícios. O principal e mais evidente deles é fazer com que você se comprometa a ficar totalmente focado em uma tarefa até o final do ciclo. A regra é: se você interromper (ou for interrompido) durante o ciclo e parar a execução da atividade, o pomodoro não é contado. Não se considera meio ou um quarto de pomodoro. Por isso, você se esforça mais para cumprir aquele desafio e ter a satisfação de assinalar no seu papel que aquela pequena meta foi cumprida.
Essas anotações feitas no papel durante o dia são valiosas. Elas te ajudam a medir quanto tempo você leva para realizar cada atividade. Com essa informação, você pode planejar melhor o seu dia.
A lista de atividades que você não tinha planejado, mas que você lembrou ao longo do dia também são importantes. Ao final do dia você pode avaliar se aquelas eram, realmente atividades urgentes ou não e se ainda são relevantes. Em caso positivo, você pode incluí-las na lista de afazeres do dia seguinte. Ou seja, elas também te ajudam a ter mais consciência sobre as decisões que você toma ao longo do dia.
Há uma terceira forma de aproveitar as suas anotações que é identificando quem ou o que te interromper ao longo do dia. Para isso, você deve fazer uma marcação cada vez que alguém tentar te interromper durante o ciclo. O exercício aqui é manter-se firme no ciclo e explicar aos colegas que não pode parar a atividade naquele momento, mas anote. Ao final, você pode ver quantas vezes foi abordado, em qual horário, por quem e por que.
Será que a pomodoro dá certo pra mim?
A única forma de saber se o método é eficiente para você é praticando. Como o próprio criador da técnica apontou, não foi na primeira tentativa que ele teve sucesso. O segredo está em usar a ferramenta para se aperfeiçoar dia após dia. Certamente você terá dias mais produtivos e com muitos pomodoros assinalados do que outros.
Porém, essa é apenas uma das ferramentas de gestão do tempo. O que a técnica não resolve são fatores decisivos como a nossa capacidade de concentração durante a tarefa e como manter-se motivado uma atividade após atividade.
Pomodoro é também muito utilizada por microempreendedores que querem aumentar sua produtividade para vender mais, deixando assim a tarefa de passar o cartão de crédito na maquininha mais ágil e eficiente para que possam vender mais.
Esse é o diferencial que nos faz produzir mais em menos tempo e, com isso, proporciona mais liberdade para desfrutar o lazer e o tempo com a família. Agora, se você quer mais do que apenas uma técnica, se você deseja, realmente uma mudança real na sua vida, assista esse vídeo que você vai saber tudo o que precisa fazer.
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