Uma pauta bem feita, determina o sucesso da reunião. Como todo bom brasileiro, a gente gosta de ter um “jeitinho” mas quando se fala de negócios, “dar um jeitinho” pode ser um baita prejuízo. E com reuniões não é diferente, o pior cenário possível que pode acontecer é você gastar 10, 20, 30, 60 e às vezes até 120 minutos além do planejado! E o pior é que tudo isso acontece com o taxímetro ligado.
Taxímetro ligado é uma expressão que utilizamos aqui no Gerenciar o Tempo Agora quando você está desperdiçando o seu tempo e o da sua equipe, isso quer dizer que se você fica, por exemplo, uma hora por dia fazendo reuniões improdutivas, você não está gerando valor para o seu negócio e pior, está perdendo tempo quando poderia estar sendo produtivo.
“Nenhum plano de negócios resiste ao campo de batalha.” Steve Blank
Você não vai fazer uma primeira pauta perfeita na primeira reunião e provavelmente também não vai fazer na segunda, por isso é importante que você monitore algumas coisas que vou falar um pouco mais adiante para conseguir produtividade em reuniões. Siga o passo a passo abaixo para ter uma pauta de sucesso:
- 1. Defina o tipo da reunião, se ela é uma reunião informativa, se vai ter uma discussão, se é brainstorming ou se é de negócios.
- 2. Defina quais tópicos serão tratados na reunião. Ou seja, é muito importante saber quais assuntos vão ser discutidos ou apresentados pois então você permite que as pessoas levantem algum material complementar ou já vão preparados para a reunião. Afinal, se você é o líder, seu time vai querer mostrar trabalho, não vai?
- 3. Defina o tempo de discussão para cada tópico. Esse é o momento onde comentei acima que você vai ter que monitorar, você acha que vai levar 15 minutos num tema e acaba levando uma hora. Não tem nada de errado nisso, é questão de aprendizado, com o tempo você vai aprender a melhor forma de monitorar uma reunião. No nosso curso de Produtividade com Reuniões nós ensinamos técnicas de como controlar o tempo e usar gatilhos para reduzir o tempo das discussões de forma elegante.
- 4. Envie a lista pelo menos 24 horas antes da reunião. Sempre importante dê a oportunidade para seu time não participar da reunião caso ele achar que não deve. Lembre-se do nosso lema: sem pauta? Sem reunião.
Por uma questão de educação e respeito você deve sempre começar e terminar a reunião no tempo pré-determinado. Então, sua preparação e seu controle durante a reunião tem que ser treinado. Uma dica é definir um facilitador para cuidar do tempo.
Invista alguns minutos para pensar em qual vai ser o plano de ação após a reunião e quem será o responsável. Ao final da reunião, pense numa forma de celebrar aquele momento juntos, não quer correr o risco de “cair na rotina”, certo?
Reuniões bem planejadas = produtividade na equipe.
Deixe seu voto nas estrelas abaixo e logo depois você pode escrever seu comentário ou fazer uma pergunta.
Comentários