O objetivo deste artigo é aumentar a produtividade, aprender sobre como fazer uma reunião. Ampliar a visão e pensar na reunião como um todo, no pré-reunião, durante a reunião e após a reunião.
As reuniões fazem parte do dia a dia de milhares de pessoas, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico e poucos se dedicam a aprender como fazer da maneira mais produtiva possível.
Etapa 1 – Antes da Reunião
Como Fazer uma Reunião
A reunião começa com o planejamento antecipado. A qualidade vai depender de sua dedicação prévia.
Antes de tudo verifique se esta reunião é realmente necessária. Avalie se o objetivo da mesma pode ser resolvido de outra forma mais eficiente, assim você otimiza o seu tempo e das outras pessoas. Faça apenas as reuniões essenciais.
Depois de ter decidido fazer a reunião então seguir os seguintes passos:
- Organizar a pauta
- Estabelecer objetivo principal
- Marcar a data e horário
- Definir o local
- Convocar os participantes enviando as informações anteriores
Etapa 2 – Durante a Reunião
Com a etapa anterior bem feita fica mais fácil de conduzir de maneira adequada. Antes de iniciar nomeie três papeis, são as pessoas que apoiarão na condução: coordenador, redator, controlador do tempo.
Inicie apresentando os participantes presentes e fazendo os acordos, criando um código de conduta para que a reunião aconteça conforme o esperado por todos.
Apresente a pauta e inicie a discussão de item por item da pauta. Mantenha o foco evitando distrações, controle o tempo, e favoreça o poder do diálogo incentivando que todos contribuam.
Por fim, antes de encerrar revise a ata e agradeça a presença dos participantes. Lembre de enviar a ata aos interessados o mais rápido possível.
Por isso é bom fazer a ata de forma inteligente e anotar o essencial, principalmente os itens de ação.
Etapa 3 – Depois da Reunião
A palavra-chave para o pós-reunião é acompanhamento. Supervisionar os itens de ação gerados na reunião. Senão para que serviu a reunião? No final das contas o que vai gerar valor será o que foi realizado na prática.
Reserve um tempo na sua agenda para fazer esta atividade, é este sprint (esforço extra na reta final) que trará o resultado esperado.
Espero que este artigo tenha lhe apoiado.
Comentários