Se eu pudesse definir quais são os 2 pilares de uma reunião, diria que são a pauta e a ata. A pauta pois ela vai guiar o que deve ser discutido na reunião e quanto tempo tem para cada assunto. E a ata, pois ela vai manter seu time focado no resultado pós-reunião, ou seja, a ata deve determinar quais são as ações e tarefas a serem executadas depois que a reunião terminar.
No post de hoje, vou disponibilizar nosso modelo de ata para download em .PDF e .DOC usado no Gerenciar o Tempo Agora e também explicarei como preencher cada parte dela com as melhores práticas de produtividade para reuniões.
Para começar é muito importante que a reunião tenha um propósito e para isto nós definimos o campo que é onde o nome do projeto que essa reunião faz parte, ação ou propósito do encontro.
Posteriormente temos as colunas Participante, Departamento e Contato, que é onde colocaremos as pessoas que participaram da reunião. Isso é bastante importante quando feito em empresas com diversos departamentos ou reunião de negócios onde algumas pessoas não se conhecem. Também para ter um histórico de quem esteve e participou das decisões. Além do que nunca sabemos quando é necessário entrar em contato por email ou telefone.
A seção de Assuntos Discutidos você se baseará na pauta da reunião. Onde está é onde você vai colocar o item abordado e na parte que está o espaço para escrever sobre Pontos levantados e decisões tomadas você colocará as decisões tomadas ou observações feitas durante a reunião sobre cada tema. Anote com inteligência, só escreva o que for bem relevante e o que foi decidido.
Atenção! É muito importante respeitar o tempo definido na pauta, é bastante comum a reunião prolongar demais e a discussão desviar o foco do prioritário. Então, caso não tenha tomado uma decisão durante a reunião os participantes devem somente descrever os pontos que foram levantados e passar para o próximo tópico.
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A seção Itens de Ação é quem sabe a parte mais importante da ata pois consolida tudo o que foi discutido gerando resultado prático. Nessa seção você deve determinar, da forma mais didática possível, o que deve ser feito e qual o resultado a ser atingido após a reunião com aquela ação. Cada ação deve ter um responsável e um prazo para atingir. Esse item pode ser preenchido usando a linha de raciocínio da definição de metas e objetivos, vai ajudar bastante.
Modelo de Ata para Reunião
No campo Responsável coloque apenas uma pessoa, se dois ou mais são responsáveis, então ninguém é responsável. Claro que ela pode fazer o trabalho em equipe, mas escolha uma única pessoa que você vai supervisionar com relação aquela ação.
Aqui vão algumas dicas de como escrever de forma didática:
- Ao invés de falar: tenha comprometimento com o cliente. Defina o que isso significa para você. Por exemplo, você pode dizer para que seu funcionário responda a solicitação do cliente em até 24 horas.
- Ao invés de falar: seja proativo (aliás, essa expressão está “na moda”). Defina o que isso significa para você. Por exemplo, para você proatividade pode ser definida como: avisar quando acontece um problema antes que eu pergunte a você qual o status daquela atividade que você está trabalhando.
Enfim, creio que você já tenha entendido a linha de raciocínio, certo? E por fim, se aquela reunião merece uma continuidade, defina a data do próximo encontro. Por exemplo, se você tem uma reunião com o fornecedor e vai precisar fazer o acompanhamento da mesma de tempos em tempos então vai lá e marque a próxima reunião naquele momento.
Definimos a data da próxima reunião justamente para aproveitar o momento em que todos estão ali e já podem conciliar a agenda na hora. Sabe como que é né? É um desafio enorme tentar conciliar a agenda de diversos empreendedores, executivos, gestores ou profissionais de mercado. Aproveite esse momento e ganhe tempo. Seja produtivo!
Para que você e sua equipe tenha sucesso nas reuniões, recomendo que você Descubra os Segredos da Alta Performance… Fica a dica!
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