Tudo começa com o planejamento da reunião. O primeiro pilar das reuniões altamente produtivas é a pauta. Ela faz o direcionamento do encontro e por este omtivo se deve investir mais tempo nela.
[Tweet ““Quem falha em se preparar está se preparando para falhar.” Benjamin Franklin”]
Para facilitar a sua vida utilize um modelo pauta de reunião já pronto. Estamos disponibilizando o modelo que utilizamos no Gerenciar o Tempo Agora e que também utilizo com meus clientes e equipe. Esse modelo é muito prático e fácil de usar. Clique no botão abaixo e faça o download do nosso modelo.
A cada reunião que for fazer siga esses passos:
1. Duplique o arquivo modelo de pauta de reunião. É só copiar e colar, o famoso “Ctrl C + Ctrl V”.
2. Altere o nome do arquivo. Sugiro você que você mantenha um padrão de nomenclatura dos arquivos para facilitar encontrar depois.
Nossa sugestão é que você inicie o nome do arquivo com data invertida porque a maioria dos computadores estão configurados para organizar os arquivos por ordem alfabética, então se você começa com a data invertida os arquivos sempre estarão ordenados do mais antigo para o mais novo. Confuso? Veja o exemplo a seguir:
Perceba como os arquivos estão na ordem que as reuniões aconteceram. A primeira “Definir a Campanha do Verão” foi dia 17/07/2014, a segunda “Criar Programa Trainee” foi dia 25/07/2014 e assim por diante.
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3. Preencha a pauta. Comece escrevendo o nome do projeto ao lado do título Pauta de Reunião. Caso não seja uma reunião dentro de um projeto você pode colocar o produto em questão, setor ou empresa do qual essa reunião faz parte.
Determine qual o Objetivo será alcançado quando esta reunião terminar. Esse espaço é reduzido justamente para você focar em um ou no máximo em dois objetivos para cada reunião, o intuito dessa técnica é para que o grupo tenha mais foco nas reuniões.
Depois em Convocado por preencha quem convocou a reunião indicando também seu cargo. Então escreva a Data, Local, Horário de Início e Fim. Note que além do horário de início também colocamos o horário de fim para que os participantes reservem esse horário na agenda. Logo vem a seção dos dados dos Participantes com Departamento (caso necessário) e Contato.
Em Assunto a ser discutido são os itens de pauta que levarão ao cumprimento do objetivo da reunião. Ao lado de cada assunto tem um campo de Duração parcial para você colocar quanto tempo em média você imagina que levará para debater esse assunto. Por ser uma projeção, é claro que existe uma margem de erro mas mesmo assim é importante preencher pois você poderá estimar ao todo quanto tempo durará a reunião.
Conclua a pauta preenchendo as Observações e recomendações. Por exemplo: cheguem 10min antes pois precisamos testar o projetor ou tragam o relatório de vendas do mês do seu setor.
4. Envie a pauta para quem participará da reunião. Faça isso com a maior antecedência possível pois desta forma eles poderão se preparar melhor e organizar sua agenda para participar da reunião.
Seguindo esse passo a passo suas reuniões ganharão muitos pontos de produtividade e tem mais, os participantes vão adorar receber a pauta com todas essas informações. Por este motivo a tendência é que eles comecem a vir mais motivados para a reunião.
Para que você e sua equipe tenha sucesso nas reuniões, recomendo que você Descubra os Segredos da Alta Performance… Fica a dica!
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