Conversas paralelas, brincadeiras fora de hora e falta de foco são problemas que podem ser evitados com a organização das funções. A recomendação é nomear três papeis: o coordenador, o redator e o controlador do tempo. Caso necessite, algumas funções podem ser assumidas por mais de uma pessoa.
Coordenador
Os esforços do coordenador estão em garantir que os objetivos da reunião sejam atingidos, assim como os meios utilizados para chegar até lá. Normalmente é a pessoa que solicitou a reunião.
Visa criar ambiente de respeito e confiança, motiva os participantes, faz acordos claros e supervisiona a equipe formada com os outros dois papeis. Como coordenador é interessante já ter vivenciado estas outras funções.
Redator
Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição adicional, ou uma pessoa que de preferência não participa das deliberações da reunião em si (embora esteja presente), mas fica encarregada de fazer os registros.
Ela deve ficar encarregada de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata ou resumo executivo.
Controlador do tempo
Sua função é alertar os participantes do tempo que falta para o término da reunião. Desta forma os participantes podem ficar tranquilos em enfocar no objetivo principal da reunião.
Você faz muitas reuniões no seu trabalho? Compartilhe conosco como é a sua experiência.
Até a próxima,
Evandro.
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